Là đơn vị có kinh nghiệm trong việc chuyển đổi số và đã thực hiện nhiều dự án thành công, chúng tôi xin chia sẻ 3 yếu tố quan trọng. Thiếu 1 trong 3 thì dự án sẽ thất bại nên không thể nói yếu tố nào quan trọng hơn.

Chuyển đổi số là quá trình đưa quy trình giấy tờ lên thiết bị thông minh như máy tính, smartphone,… để tiết kiệm thời gian và chuẩn hóa dữ liệu. Quy trình sẽ được máy móc kiểm tra, tự động báo cáo và làm việc không mệt mỏi để hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất. Chuyển đổi số đúng sẽ giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận và người lao động sẽ bớt vất vả hơn.

3 yếu tố để chuyển đổi số thành công đó là:

1. Chủ doanh nghiệp: người đặt hàng/ra quyết định chuyển đổi số
2. Người lao động: người trực tiếp sử dụng phần mềm
3. Đơn vị cung cấp phần mềm

Bài viết này xin chia sẻ, đánh giá dựa trên kinh nghiệm thực chiến nhiều dự án, đưa ra các vấn đề đã từng xảy ra để các đơn vị có sự tham khảo trước khi thực hiện chuyển đổi số.

Yếu tố 1: chủ doanh nghiệp

Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu bởi vì chủ doanh nghiệp phải là người nắm rõ mục tiêu chuyển đổi số và hiểu rõ các vấn đề trong nội bộ doanh nghiệp:

• Chuyển đổi số ở khâu nào, quy trình nào?
• Có đủ nhân sự có kiến thức, chuyên môn và tin học hay không?
• Thời gian chuyển đổi số trong bao lâu? Trong khoảng thời gian chuyển đổi đó có dám đánh đổi giảm doanh số cho đến khi chuyển đổi hoàn tất?
• Lường trước rủi ro, chi phí đánh mất nếu như chuyển đổi số thất bại?
• Phương án dự phòng là gì nếu như việc chuyển đổi số làm thay đổi quá nhiều về quy trình cũng như nhân sự công ty?

Nếu người chủ doanh nghiệp hiểu rõ các vấn đề sẽ xảy ra và hình dung được sự thay đổi của doanh nghiệp thì việc chuyển đổi số sẽ rất thành công. Tuy nhiên nếu vẫn có những hoài nghi, thắc mắc về chuyển đổi số cũng là chuyện bình thường vì không phải ai cũng xuất thân từ lập trình viên.

Nếu cần tư vấn vui lòng liên hệ với chúng tôi (thông tin ở footer) chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ thông qua chat/phone/zalo để hỗ trợ hết mình cho quý khách.

Yếu tố 2: người trực tiếp sử dụng phần mềm

Người chủ doanh nghiệp là người đặt hàng nhưng ít khi sử dụng, đa số là xem báo cáo. Còn người sử dụng hàng ngày là nhân viên, họ phải nhập liệu đúng, thao tác đúng và đúng thời điểm.

Nếu như người sử dụng gặp các vấn đề sau thì họ sẽ không happy và tìm cách thoái thác công việc, thậm chí nếu thấy khó khăn họ sẽ xin nghỉ. Khi đó việc chuyển đổi số lại là gánh nặng, gây thêm khó khăn cho doanh nghiệp, các vấn đề của người sử dụng phần mềm bao gồm:

• Phần mềm chạy chậm, tốn thời gian
• Phần mềm quá nhiều lỗi, lỗi xảy ra thường xuyên, lỗi ở mức không chấp nhận được nhưng lại không được sửa chữa kịp thời
• Phần mềm không giống quy trình mà người lao động đang làm
• Thêm việc cho nhân viên mà không được sự động viên, hỗ trợ hay ghi nhận công lao nào từ phía doanh nghiệp
• Double công việc khi nhiều doanh nghiệp vừa bắt nhân viên vừa nhập liệu vào máy vừa phải viết tay (hy hữu nhưng vẫn có)
• Phần mềm đòi hỏi trình độ sử dụng nhưng nhân viên không đủ đáp ứng

Nếu đơn vị cung cấp phần mềm không cung cấp được sản phẩm tốt thì sẽ gây ra rất nhiều phiền toái cho nhân viên. Sự kỳ vọng về chuyển đổi số của chủ doanh nghiệp cũng phải gắn liền với lợi ích của nhân viên thì phần mềm mới triển khai thành công được.

Tóm lại, chủ doanh nghiệp cũng cần có sự tham khảo, hỏi ý kiến những nhân viên trực tiếp sử dụng trước khi đưa ra quyết định áp dụng phần mềm vào quy trình. Nếu như việc áp dụng chuyển đổi số làm “thay máu” doanh nghiệp thì liệu rằng lợi ích sau khi chuyển đổi số có đủ bù đắp việc đó hay không?

Các đơn vị áp dụng chuyển đổi số thành công đều có sự tôn trọng nhân viên và lắng nghe ý kiến của họ trong quá trình xây dựng phần mềm. Người lao động được tôn trọng và vui vẻ khi sử dụng phần mềm thì chuyển đổi số mới thành công.

Yếu tố 3: đơn vị cung cấp phần mềm

Yếu tố thứ 3 là các đơn vị cung cấp phần mềm theo yêu cầu (giống như VisCom Solution) chiếm tỷ lệ 30% khả năng thành công. Đây cũng là yếu tố quan trọng vì nếu đơn vị không cung cấp phần mềm “phù hợp” thì không thể thành công.

Chúng tôi sử dụng từ “phù hợp” bởi vì những phần mềm quá phức tạp, cao siêu từ các doanh nghiệp lớn lại đòi hỏi chuyên môn cao từ người dùng. Chi phí vận hành cao cũng làm giảm khả năng sinh lời của phần mềm, thậm chí quá phức tạp cũng gây khó khăn trong việc sao lưu, bảo trì.

Chúng tôi là đơn vị đã từng nhận những dự án đã fail rồi điều chỉnh lại để khách hàng có thể dùng được. Có những đơn vị tính tiền quá sát sao dẫn đến việc điều chỉnh sẽ gây ra tốn kém quá nhiều. Có những đơn vị làm phần mềm quá phức tạp trong khi yêu cầu cũng rất chi là đơn giản. Chỉ có 1 số ít là không đủ trình độ để hoàn thiện phần mềm.

Qua kinh nghiệm chúng tôi nhận thấy những điều gây sự thất bại đến từ đơn vị cung cấp phần mềm bao gồm:

• Thiết kế phần mềm không bám sát yêu cầu của khách hàng
• Phần mềm không làm giống như bản thiết kế
• Phần mềm quá phức tạp hoặc nhiều chức năng dư thừa
• Phần mềm khó triển khai, khó bảo trì, đòi hỏi phần cứng quá mạnh làm chi phí tăng cao
• Mọi điều chỉnh lớn nhỏ đều tính phí làm phần mềm đội giá gấp 2-3 lần giá ban đầu (lý do khách quan, không phải lỗi của bên nào)
• Đơn vị cung cấp phần mềm không đủ năng lực
• …

Đó là các lý do chính, ngoài ra còn rất nhiều lý do khác mà đơn vị cung cấp phần mềm không làm hài lòng khách hàng.

Lời kết

Chúng tôi sẵn sàng tư vấn và chia sẻ những kinh nghiệm của mình trong các mảng ERP, Computer Vision, AI,… để quý khách hình dung và nắm rõ các vấn đề cụ thể. Mỗi doanh nghiệp là mỗi trường hợp khác nhau, không ai giống ai nên bài viết này chỉ tóm tắt những điều phổ biến nhất.

Với các sản phẩm đang vận hành tại nhiều doanh nghiệp chúng tôi tự tin sẽ cung cấp được cho quý khách những phần mềm tốt, đáp ứng nhu cầu sử dụng và tăng trưởng bền vững của quý doanh nghiệp.

Vui lòng liên hệ phone/zalo: 0939825125, chúng tôi sẵn sàng tư vấn trực tiếp hoặc qua phone/zalo để quý khách hàng nắm rõ các vấn đề trước khi thực hiện. Chúc quý khách đạt được những thành tựu mới nhờ vào chuyển đổi số thành công.