Hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp

Điều khó nhất trong việc quản lý doanh nghiệp là xây dựng quy trình quản lý bám sát công việc ở doanh nghiệp. Với quy trình đúng, phù hợp sẽ giúp công việc trôi chảy, tiết kiệm thời gian của nhân viên và cả quản lý. Chúng tôi xin chia sẻ những kinh nghiệm trong quá trình triển khai công cụ Open Project đến quý khách hàng.

Open Project phù hợp cho nhiều loại hình doanh nghiệp: từ sản xuất đến thương mại hoặc dịch vụ. Đa dạng ngành nghề như lắp đặt – triển khai phần cứng, lập trình phần mềm, studio ảnh cưới, thiết kế nội thất – kiến trúc,… Chúng tôi sẽ giới thiệu sự linh hoạt của Open Project đến quý khách hàng thông qua các bước xây dựng quy trình.

Sử dụng công cụ quản lý công việc với mục tiêu là để tiết kiệm thời gian báo cáo, nhân viên có thể báo cáo từ xa mà không cần phải viết mail báo cáo, quản lý dễ dàng tra cứu lại công việc và thống kê,… Công cụ quản lý quy trình chỉ phù hợp với lượng công việc nhiều, có sự kết hợp giữa nhiều người, nhiều phòng ban, nếu không sẽ không khai thác được sức mạnh của công cụ mà còn gây khó khăn quản lý.

Việc áp dụng phần mềm vào việc quản lý sẽ giúp công việc tốt hơn nhưng cũng đòi hỏi quy trình hiện có phải điều chỉnh nếu có những chỗ chưa phù hợp

Bước 1: xác định được loại công việc

Mỗi ngành nghề sẽ có các loại công việc khác nhau:

Công ty phần mềm: lập trình tính năng, thiết kế giao diện, viết tài liệu, fix bug, triển khai,…
Công ty giữ xe: lắp đặt phần cứng, cài đặt phần mềm, bảo trì – bảo dưỡng,…
Công ty xây dựng: xây dựng phần thô, hoàn thiện, trang trí nội thất
Công ty điện lạnh: lắp đặt máy lạnh, di dời máy, bảo trì – vệ sinh,…
…

Quý khách sẽ phải xác định được loại công việc theo nguyên tắc: mỗi công việc xác định được đầu vào và kết quả. VD về quy trình làm việc của công ty điện lạnh:

Vào menu Administration ở profile tài khoản Admin để setup, sau đó vào menu Work packages => Workflow để setup

Sau đó vào menu Work package => Types để thêm mới hoặc chỉnh sửa loại công việc cho phù hợp

VD một số loại task tại công ty VisCom Solution

Task: thường là 1 công việc mới cần thực hiện
Milestone: là 1 mốc thời gian, VD như deadline, release date,…
Issue: 1 vấn đề chưa xác định được cụ thể nguyên nhân hoặc nguyên nhân đến từ khách quan, đến từ bên thứ 3
Feature: tính năng của phần mềm, VD đăng ký tài khoản, đăng nhập, tìm kiếm,…
Test: công việc của tester như test version 1.0.0
Write doc: viết tài liệu, hướng dẫn sử dụng, vẽ sơ đồ luồng dữ liệu,…
Bug: lỗi nằm trong code do nhân viên gây ra (khác với issue là do khách quan)
Research: nghiên cứu chức năng mới, thư viện mới,…Kết quả báo cáo là công việc có khả thi không, tích hợp vào có hiệu quả và đạt được mục tiêu không. Từ kết quả đó sẽ sinh ra công việc sau khi reseach.
Deploy: triển khai phần mềm cho khách hàng test hoặc sử dụng, update server, upload app lên App Store và Play Store
Feedback: những phản hồi hoặc yêu cầu từ phía khách hàng đưa ra
Record clip: quay clip để upload lên Youtube hoặc hướng dẫn khách hàng sử dụng. Kết quả là link Youtube hoặc file video gửi cho khách.
Sprint: 1 giai đoạn thực hiện chức năng, kết quả là release version mới cho khách hàng. 1 sprint thường là 2 tuần, không quá dài để khách chờ đợi, cũng không quá ngắn để tốn thời gian release mà lại ít tính năng mới
Big task: một nhóm công việc liên quan nhau để dễ quản lý. VD tích hợp MoMo API đòi hỏi nhiều công việc, nhiều bước nhưng có chung 1 kết quả lớn.

Bước 2: xác định được công việc tối thiểu

Công việc tối thiểu là công việc xác định được mục tiêu, phương pháp thực hiện và người thực hiện. VD trong lập trình phần mềm mỗi chức năng giao cho 1 người thực hiện thì đó là công việc tối thiểu.

Công việc tối thiểu mang tính chất tương đối, tùy theo doanh nghiệp mà điều chỉnh cho phù hợp. VD đơn hàng 1000 cái áo sơ mi giống hệt nhau thì không thể chia ra 1000 công việc, điều đó gây ra sự khó khăn cho quản lý lẫn nhân viên. Cách phù hợp là tạo công việc “May 1000 áo sơ mi trắng cho khách X”, người quản lý sẽ ghi nhận tiến độ theo % khối lượng công việc.

Công việc như hình trên xác định được mục tiêu công việc, chi tiết công việc (ghi theo quy tắc doanh nghiệp đang sử dụng)

Ngược lại, công việc quá nhỏ sẽ tốn công tạo công việc & báo cáo. Có thể ghi các công việc nhỏ thành 1 list và đánh dấu là đã thực hiện trong phần chi tiết công việc

Bước 3: xác định được dự án (Project)

Nếu quý doanh nghiệp làm việc theo dự án thì phân chia project rất dễ dàng, nhưng nếu không thực hiện dự án thì có thể phân nhóm, mỗi nhóm công việc là một project. Trong project lớn có thể nhiều project nhỏ.

Bên dưới là danh sách 1 số project tại VisCom Solution (đã ẩn 1 số project) được sắp xếp theo phân nhóm và đánh mã số.

VD1: công ty xây dựng chia project theo công trình. Trong công trình có các công việc cần thực hiện như đào móng, xây thô, hoàn thiện, trang trí nội thất, nghiệm thu. Project lớn có thể chia theo tỉnh thành hoặc loại công trình: nhà cấp 4, nhà đúc bê tông, kho bãi,…

VD2: xưởng may gia công theo đơn hàng có thể phân chia dự án lớn là các loại: quần, áo, đầm, nón, túi xách,… Mỗi loại sẽ có các dự án nhỏ như mã hàng hoặc loại sản phẩm. Trong mỗi dự án nhỏ có thể tạo công việc theo đơn hàng.

VD3: công ty điện máy chia dự án theo loại sản phẩm như máy lạnh, tủ đông, máy nước nóng,… Trong mỗi project sẽ chia mỗi công việc là 1 đơn hàng.

Bước 4: xây dựng quy trình – tiến độ công việc

Mỗi công việc sẽ có các trạng thái khác nhau tùy thuộc loại công việc và theo quy trình của doanh nghiệp.

VD: công ty phần mềm lập trình phần mềm theo yêu cầu của khách hàng, trạng thái sẽ là:

New: Project manager tạo công việc
In progress: khi nhân viên (member) nhận việc và bắt đầu thực hiện thì chuyển trạng thái sang In progress
Developed: nhân viên đã thực hiện xong và đã commit/push đầy đủ code
In testing: tester bắt đầu test chức năng sau khi nhận được AUT (App Under Test)
Test failed: tester đã test xong và thấy AUT bị lỗi hoặc chạy sai chức năng so với design document
Reopen: khi chức năng đã báo cáo là làm xong (developed) nhưng thực tế là chưa xong, hoặc xong rồi nhưng sau 1 thời gian thì tái lại
Done: khách hàng hoặc project manager xác nhận là xong
On hold: tạm dừng vì 1 lý do nào đó trong 1 khoảng thời gian dài, lưu ý cần phải ghi rõ lý do vào phần comment
Rejected: từ chối làm hoặc không cần làm vì 1 lý do nào đó, lưu ý cần phải ghi rõ lý do vào phần comment
Deployed: đội ngũ triển khai đã triển khai tính năng mới đến khách hàng và bắt đầu test hoặc sử dụng. Đây là chức năng tự thêm

Trong đó có 1 số trạng thái/tiến độ do người dùng tự thêm vào như Deployed để phù hợp với quý trình thực tế.

Tiến độ công việc tùy thuộc vào loại công việc, văn hóa làm việc của doanh nghiệp, không có 1 công thức cố định nào có thể áp dụng được cho tất cả doanh nghiệp.

Một số điều lưu ý

Lưu ý 1: nhân viên có thể tạo và giao việc cho bản thân

Bộ phận sale có thể tạo công việc và giao cho bản thân, bộ phận kỹ thuật có thể tiếp nhận yêu cầu của khách qua điện thoại rồi tạo đơn,…

Lưu ý 2: nhân viên có thể giao việc cho người khác hoặc giao cho sếp

Nhiều doanh nghiệp có văn hóa là chỉ có sếp mới được giao được giao việc cho nhân viên, chỉ cấp trên mới giao việc cho cấp dưới. Điều đó phải thay đổi khi áp dụng quy trình chuẩn quốc tế: nhân viên có thể ghi lại việc cần làm và giao cho sếp, vì có những công việc mà người đại diện doanh nghiệp mới thực hiện được.

Công việc là của chung công ty, thành công là thành công chung của tất cả mọi người

Ai sai người đó sửa, không được áp đặt và cũng không được tự ái khi bị nhân viên giao việc

Lưu ý 3: công việc có thể bị từ chối

Không phải công việc nào cũng cần làm, trạng thái mặc định của việc bị từ chối là Rejected, áp dụng cho các trường hợp như sau:

Lỗi do khách hàng không biết cách sử dụng: VD khách không nhận được thông báo (notification) do khách không cấp quyền
Lỗi quá nhỏ, sửa không đem lại lợi ích mà tốn nhiều thời gian, công sức

Tuy nhiên để tránh cho việc bị từ chối cần phải xác định rõ trước khi tạo công việc, đồng thời phải có quy tắc từ chối công việc để tránh nhân viên xao nhãng công việc. Khi từ chối công việc phải kèm lý do rõ ràng vào phần comment của công việc.

Tổng kết

Quy trình quản lý doanh nghiệp rất đa dạng, đòi hỏi chủ doanh nghiệp hoặc người điều hành phải linh hoạt áp dụng. Với các điều đã nêu ra ở trên đã cho thấy rằng quy trình rất khác nhau và thậm chí còn đòi hỏi doanh nghiệp phải sửa lại quy trình.

VisCom Solution cung cấp dịch vụ xây dựng quy trình cho doanh nghiệp với chi phí là 10.000.000đ (Mười triệu đồng) bao gồm các bước thực hiện như sau:

Khảo sát và đánh giá khả thi (miễn phí)
Tư vấn cho khách hàng hoàn thiện quy trình quản lý
Cài đặt OS và phần mềm Open Project lên server nội bộ hoặc VPS
Trỏ tên miền, cài đặt backup và bảo mật server
Thiết lập Open Project theo quy trình mà 2 bên đã thống nhất
Hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ vận hành
Nghiệm thu và bàn giao

Mọi chi tiết quý khách vui lòng liên hệ hotline: 0939825125. Chúng tôi sẽ giúp quý khách xây dựng quy trình bài bản cho doanh nghiệp của mình và cách sử dụng phần mềm để quý khách tự điều chỉnh sau này.